FAQ

A concessão da certificação envolve duas etapas essenciais. Primeiro, o corpo técnico da QIMA/IBD analisa minuciosamente o relatório de auditoria, verificando a qualidade e consistência das informações. Essa análise culmina na Decisão de Certificação, na qual as recomendações e constatações do auditor podem ser ajustadas. Em seguida, em caso de uma avaliação favorável, a QIMA/IBD emite ou renova o certificado.

Nossa equipe enviará um modelo de Plano de Manejo para ser preenchido com as informações relevantes. É crucial preenchê-lo por completo para facilitar a auditoria. O auditor da QIMA/IBD revisará o Plano e a documentação, identificando lacunas e solicitando complementos, se necessário. Essa revisão será formalizada por escrito, juntamente com o Plano de Auditoria e a lista de documentos necessários. O Plano de Auditoria pode ser ajustado em acordo entre o cliente e o auditor

Para entrar em contato com a QIMA/IBD, você pode utilizar o formulário disponível em nosso site, ligar para o número (14) 3811-3900 ou nos escrever diretamente através do e-mail food@qima.com. Após nossa conversa, enviaremos uma proposta comercial com base nas informações discutidas. Para dar início ao processo, é fundamental assinar a proposta e efetuar o pagamento da primeira parcela do serviço.

O auditor segue o Plano de Auditoria, aderindo aos critérios específicos das normas aplicáveis. Os métodos de avaliação incluem entrevistas, observação de atividades, análise de documentos, inspeção de instalações, e outras técnicas. Potenciais não conformidades são comunicadas imediatamente ao cliente para garantir total transparência.

Para assegurar a renovação dentro do prazo e evitar qualquer risco de ficar sem certificação, o que impediria a venda de produtos com selo orgânico, é essencial agir com antecedência. Caso sejam identificadas não conformidades durante a inspeção, a correção pode demandar algumas semanas, o que atrasaria a emissão do novo certificado. Esses atrasos podem acarretar prejuízos financeiros e representar um risco para a reputação do seu negócio. Portanto, é crucial tomar medidas proativas para garantir a continuidade da certificação.

A certificação pode ser cancelada se os requisitos não forem atendidos. Em caso de não conformidades, a QIMA/IBD notifica ao cliente e orienta sobre os passos necessários para obter a certificação. Se houver não conformidades durante a auditoria ou em resposta a uma reclamação, a QIMA/IBD notifica ao cliente e estipula prazos para correção ou apelação. Se as não conformidades forem corrigidas dentro do prazo, a certificação é mantida. Caso contrário, a QIMA/IBD formaliza uma suspensão ou cancelamento, com prazos para correção, apelação ou mediação. A falta de ação (respostas) resulta na suspensão definitiva, levando à remoção dos dados do cliente do site e dos bancos de dados do esquema. O não cumprimento do prazo para a auditoria também pode levar à suspensão da certificação.

Após o contato inicial e o aceite da proposta, a equipe da QIMA/IBD prepara o checklist da auditoria, que é uma verificação das suas práticas. O próximo passo é a própria auditoria, onde nossos especialistas irão avaliar seu processo. Com base no relatório dessa auditoria, tomamos a decisão de certificação. Se tudo estiver em ordem, a certificação é concedida. Confira aqui o passo a passo completo do processo de certificação.

Nossa equipe inicia o processo de renovação da sua inspeção quatro meses antes da data programada. É importante destacar que a referência é a data da inspeção anterior, e não a data de vencimento do certificado. As auditorias anuais devem ocorrer em intervalos de 12 meses, por isso é fundamental estar atento ao prazo. O setor comercial entrará em contato com bastante antecedência para discutir a renovação da proposta comercial. Assim que a nova proposta for assinada, as etapas necessárias para a renovação serão iniciadas imediatamente.

A elaboração de um rótulo ou etiqueta para produtos certificados envolve o uso das legislações completas disponíveis no site da QIMA IBD e do Guia de Rotulagem QIMA IBD como referência. Esses recursos fornecem informações detalhadas sobre como aplicar os selos e quais dados obrigatórios devem estar presentes nas embalagens.

A certificadora avalia exclusivamente as embalagens de produtos orgânicos certificados que são fornecidas pelos clientes. Outros materiais de divulgação, como banners, folders, camisetas ou adesivos em carros, não passam pela nossa avaliação e aprovação. É importante ressaltar que o selo Orgânico Brasil deve ser usado apenas nas artes das embalagens de produtos certificados como orgânicos. Qualquer outro uso do selo é de responsabilidade exclusiva do cliente.

O processo de avaliação dos rótulos deve ser iniciado pela solicitação de avaliação das embalagens que foram elaboradas e serão utilizadas pelo projeto. A solicitação deve ser feita entrando em contato com o gerente do projeto, que encaminhará as artes para avaliação técnica do setor responsável.

O setor responsável pela avaliação das embalagens tem o prazo de 15 dias para enviar devolutiva ao cliente quanto à necessidade de ajustes nas artes para adequação às normas. Quanto antes os rótulos forem enviados para avaliação considerando-se o tempo de ajustes e aprovação do mesmo, o processo estará finalizado em tempo hábil da emissão do certificado.

Após a inspeção, o processo pode se desdobrar de duas maneiras:

1. Se não houver constatação de não conformidades, a QIMA/IBD tem até 20 dias para emitir a decisão final e, se aplicável, gerar o(s) novo(s) certificado(s) de conformidade.

2. Em caso de constatação de não conformidades, o cliente dispõe de até 30 dias para apresentar as correções e ações corretivas necessárias. A partir do recebimento dessas respostas, a QIMA/IBD tem um prazo de até 15 dias para emitir um parecer. Caso as correções e ações corretivas não sejam suficientes para resolver as não conformidades, será emitida uma Notificação de Não Conformidade, seguindo o procedimento estabelecido.

O certificado NOP não possui data de vencimento, ele continua válido enquanto não for suspenso ou revogado. O certificado NOP indica a “data aniversário” que corresponde à data em que o empreendimento certificado deve apresentar sua atualização anual para a certificadora.

O status do certificado NOP (certificado, suspenso, revogado) é acessível ao público diretamente no site INTEGRITY do USDA: https://organic.ams.usda.gov/integrity/

Para inclusão de um novo insumo é necessário entrar em contato com seu gerente de certificação ou com o responsável pela avaliação de seu PMO (se a demanda ocorrer durante o preparo da inspeção) informando o nome do insumo, finalidade de uso e fabricante. De acordo com o tipo de insumo, serão demandados documentos específicos necessários para avaliação.

Se a inclusão for feita fora do período de preparo de inspeção esse processo demandará a contratação de um serviço adicional (os possíveis custos de inclusão serão informados previamente, de acordo com seu contrato com a QIMA/IBD).

O prazo para retorno da avaliação é de até 10 dias da liberação da execução do serviço. Para urgências por favor informar a equipe para avaliação das possibilidades de adequação do prazo.

As datas de controle indicadas no certificado CE/EU (Europa) correspondem as datas da última inspeção da QIMA IBD no seu empreendimento, incluindo as inspeções anuais de certificação e as inspeções complementares de monitoramento.

Para obter a equivalência do seu certificado NOP com o Canadá, assim como com outros países que possuem acordos de equivalência com os EUA, como Europa, Japão, Coreia, Suíça, Taiwan e Reino Unido, o seu gerente IBD irá analisar a documentação do seu processo de certificação (PMO, inspeção e rótulos) e avaliar se o seu produto pode receber essa equivalência.

É importante notar que o Canadá exige que os rótulos dos produtos exportados contenham informações em inglês e francês, com exceções para certos tipos de produtos. Recomendamos que você primeiro verifique com o seu importador canadense se os seus rótulos atendem às especificações deles e, em seguida, envie a arte gráfica para nossa equipe avaliar. Todas as informações detalhadas sobre o Acordo de Equivalência US-Canadá estão disponíveis em inglês no link: https://www.ams.usda.gov/services/organic-certification/international-trade    

Para solicitar uma extensão de validade do seu certificado BR/CE/EU, existem casos excepcionais em que isso é possível, como uma medida temporária até a renovação para outro ciclo. Por exemplo, quando a inspeção não pôde ser realizada por motivos de força maior. Para requisitar a extensão, você deve preencher o formulário de exceção (doc. 5-1-3) com uma justificativa e apresentá-lo ao seu gerente IBD. É importante ressaltar que a apresentação do pedido não garante automaticamente a concessão da extensão. A decisão do IBD será baseada em todos os elementos relevantes. No caso de certificados BR, a extensão não é possível.

A lista completa de documentos que precisam ser apresentados para emissão de DTC/CT/COI consta no final de cada tipo de solicitação:

7_1_2_Solicitacao_DTC_Pt

7_1_1_CE_Solicitacao_CT_Pt

7_1_1_ME_Solicitacao_CT_Pt

7_1_1_2_NOP_Solicitacao_CT_Pt (obrigatório a partir de 17 de março de 2024)

A referência normativa para cada sigla consta na aba “Legenda” de nossa decisão de certificação, enviada junto com o relatório de inspeção. As normas estabelecem categorias de certificação de acordo com a porcentagem de ingredientes orgânicos no produto certificado:

Brasil:

BR = Produto orgânico (mínimo 95% de ingredientes orgânicos)

BRfc = Produto com ingredientes orgânicos (entre 70% e 95% de ingredientes orgânicos)

Europa:

CE = Produto orgânico para Regulamento Europeu

EU = Produto orgânico para Regulamento Europeu + IFOAM

Estados Unidos:

US100 = Produto 100% orgânico

US = Produto orgânico (mínimo 95% de ingredientes orgânicos)

USfc = Produto feito com ingredientes orgânicos (entre 70% e 95% de ingredientes orgânicos)

Para incluir um novo produto em uma área já auditada, basta contatar seu gerente de certificação. Se essa inclusão ocorrer após a avaliação e emissão do certificado do ciclo de certificação inicial, pode ser necessário contratar um serviço adicional, como a avaliação de PMO, inspeção, e outros custos associados. Esses custos serão comunicados previamente, conforme estipulado em seu contrato com a QIMA IBD. A equipe técnica solicitará os documentos necessários para a inclusão do produto, como a lista de talhões atualizada, PMO atualizado e declarações de não OGM (Organismo Geneticamente Modificado). Após análise técnica, será determinado se a inclusão é viável. Em caso afirmativo, enviaremos os documentos atualizados.

Após a inspeção, o processo pode se desdobrar de duas maneiras:

1. Se não houver constatação de não conformidades, a QIMA/IBD tem até 20 dias para emitir a decisão final e, se aplicável, gerar o(s) novo(s) certificado(s) de conformidade.

2. Em caso de constatação de não conformidades, o cliente dispõe de até 30 dias para apresentar as correções e ações corretivas necessárias. A partir do recebimento dessas respostas, a QIMA/IBD tem um prazo de até 15 dias para emitir um parecer. Caso as correções e ações corretivas não sejam suficientes para resolver as não conformidades, será emitida uma Notificação de Não Conformidade, seguindo o procedimento estabelecido.

O certificado NOP não possui data de vencimento, ele continua válido enquanto não for suspenso ou revogado. O certificado NOP indica a “data aniversário” que corresponde à data em que o empreendimento certificado deve apresentar sua atualização anual para a certificadora.

O status do certificado NOP (certificado, suspenso, revogado) é acessível ao público diretamente no site INTEGRITY do USDA: https://organic.ams.usda.gov/integrity/

Para inclusão de um novo insumo é necessário entrar em contato com seu gerente de certificação ou com o responsável pela avaliação de seu PMO (se a demanda ocorrer durante o preparo da inspeção) informando o nome do insumo, finalidade de uso e fabricante. De acordo com o tipo de insumo, serão demandados documentos específicos necessários para avaliação.

Se a inclusão for feita fora do período de preparo de inspeção esse processo demandará a contratação de um serviço adicional (os possíveis custos de inclusão serão informados previamente, de acordo com seu contrato com a QIMA/IBD).

O prazo para retorno da avaliação é de até 10 dias da liberação da execução do serviço. Para urgências por favor informar a equipe para avaliação das possibilidades de adequação do prazo.

As datas de controle indicadas no certificado CE/EU (Europa) correspondem as datas da última inspeção da QIMA IBD no seu empreendimento, incluindo as inspeções anuais de certificação e as inspeções complementares de monitoramento.

Para obter a equivalência do seu certificado NOP com o Canadá, assim como com outros países que possuem acordos de equivalência com os EUA, como Europa, Japão, Coreia, Suíça, Taiwan e Reino Unido, o seu gerente IBD irá analisar a documentação do seu processo de certificação (PMO, inspeção e rótulos) e avaliar se o seu produto pode receber essa equivalência.

É importante notar que o Canadá exige que os rótulos dos produtos exportados contenham informações em inglês e francês, com exceções para certos tipos de produtos. Recomendamos que você primeiro verifique com o seu importador canadense se os seus rótulos atendem às especificações deles e, em seguida, envie a arte gráfica para nossa equipe avaliar. Todas as informações detalhadas sobre o Acordo de Equivalência US-Canadá estão disponíveis em inglês no link: https://www.ams.usda.gov/services/organic-certification/international-trade    

Para solicitar uma extensão de validade do seu certificado BR/CE/EU, existem casos excepcionais em que isso é possível, como uma medida temporária até a renovação para outro ciclo. Por exemplo, quando a inspeção não pôde ser realizada por motivos de força maior. Para requisitar a extensão, você deve preencher o formulário de exceção (doc. 5-1-3) com uma justificativa e apresentá-lo ao seu gerente IBD. É importante ressaltar que a apresentação do pedido não garante automaticamente a concessão da extensão. A decisão do IBD será baseada em todos os elementos relevantes. No caso de certificados BR, a extensão não é possível.

A lista completa de documentos que precisam ser apresentados para emissão de DTC/CT/COI consta no final de cada tipo de solicitação:

7_1_2_Solicitacao_DTC_Pt

7_1_1_CE_Solicitacao_CT_Pt

7_1_1_ME_Solicitacao_CT_Pt

7_1_1_2_NOP_Solicitacao_CT_Pt (obrigatório a partir de 17 de março de 2024)

A referência normativa para cada sigla consta na aba “Legenda” de nossa decisão de certificação, enviada junto com o relatório de inspeção. As normas estabelecem categorias de certificação de acordo com a porcentagem de ingredientes orgânicos no produto certificado:

Brasil:

BR = Produto orgânico (mínimo 95% de ingredientes orgânicos)

BRfc = Produto com ingredientes orgânicos (entre 70% e 95% de ingredientes orgânicos)

Europa:

CE = Produto orgânico para Regulamento Europeu

EU = Produto orgânico para Regulamento Europeu + IFOAM

Estados Unidos:

US100 = Produto 100% orgânico

US = Produto orgânico (mínimo 95% de ingredientes orgânicos)

USfc = Produto feito com ingredientes orgânicos (entre 70% e 95% de ingredientes orgânicos)

Para incluir um novo produto em uma área já auditada, basta contatar seu gerente de certificação. Se essa inclusão ocorrer após a avaliação e emissão do certificado do ciclo de certificação inicial, pode ser necessário contratar um serviço adicional, como a avaliação de PMO, inspeção, e outros custos associados. Esses custos serão comunicados previamente, conforme estipulado em seu contrato com a QIMA IBD. A equipe técnica solicitará os documentos necessários para a inclusão do produto, como a lista de talhões atualizada, PMO atualizado e declarações de não OGM (Organismo Geneticamente Modificado). Após análise técnica, será determinado se a inclusão é viável. Em caso afirmativo, enviaremos os documentos atualizados.

Para obter informações sobre o andamento do seu processo de certificação, é essencial entrar em contato com o seu gerente de certificação ou o setor comercial. Se precisar de ajuda para localizá-los, nossa equipe está à disposição para fornecer os canais de comunicação. Estamos prontos para auxiliá-lo.

Para garantir a conformidade do seu empreendimento com os requisitos normativos de produção orgânica e as normas específicas do seu processo, é crucial manter em seus arquivos todos os registros pertinentes- no mínimo o certificado valido, o PMO aprovado e o último relatório e as principais trocas de correspondências com a QIMA/IBD. Isso inclui documentos que comprovem a adesão às normas e exigências de cada certificação que você busca. É fundamental que o operador certificado esteja familiarizado com essas normas. Todos os registros de atividades devem estar acessíveis à equipe da QIMA/IBD e aos inspetores da QIMA/IBD. Durante o processo de auditoria, será avaliado se todos os documentos necessários estão disponíveis ou não.

Prazo padrão, até 15 dias para um retorno a partir da liberação do serviço e, a depender da disponibilidade e tipo de serviço, esse prazo poderá ser reduzido.